Listas de Verificação

A lista ou folha de verificação é uma planilha ou formulário para o registro de dados, sendo este um formulário de papel no qual os itens a serem verificados já estão impressos ou definidos, de modo que os dados possam ser coletados de forma fácil e concisa, tendo como finalidade facilitar a coleta de dados e organizá-los, para que possam ser facilmente usados posteriormente. Permite uma rápida percepção da realidade e uma imediata interpretação da situação, ajudando a diminuir erros e confusões.

A coleta e o registro dos dados parecem ser fáceis, mas na realidade não são. Usualmente, quanto mais pessoas processam dados, maior a possibilidade do aparecimento de erros de escrita. Por esta razão, a folha de verificação torna-se uma poderosa ferramenta de registro pelo fato dos dados serem imediatamente organizados sem a necessidade de rearranjo manual posterior.

Para que seus dados sejam confiáveis, toda lista de verificação deve ter espaço onde registrar o local, a data da coleta e o nome do responsável pelo trabalho. O layout da planilha depende do uso que se fará dela e qualquer que seja o propósito da coleta de dados é essencial que a forma de registro seja planejada para que sua utilização seja fácil e imediata.

Propósitos

As listas de verificação são ferramentas que questionam o processo e são relevantes para alcançar a qualidade, atendendo a diversos propósitos como:

§     Tornar os dados fáceis de se obter e de se utilizar;

§     Dispor os dados de uma forma mais organizada;

§     Verificar o tipo de defeito e sua porcentagem;

§     Verificar a localização do defeito: mostrar o local e a forma de ocorrência dos defeitos;

§     Verificar as causas dos defeitos.

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Vantagens x Desvantagens das Listas de Verificação

Estratificação

Antes de ser construída a folha de verificação, deve-se ter em mente a estratificação, que é uma ferramenta importante, e que precisa ser usada antes da coleta de dados.

Estratificar é agrupar elementos com as mesmas características, ou seja, itens iguais ou muito semelhantes, tendo causas e soluções comuns. O objetivo é encontrar padrões que auxiliem na compreensão dos mecanismos causais e variações de um processo.

No caso de dados contínuos, a estratificação seria a criação de classes de freqüência, nos discretos, a definição de variáveis ou parâmetros que filtrem os dados (ex.: data/hora, lote, fornecedor, turno, operador, categoria do defeito, etc.).

Figura 1 - Estratificação

Tipos de Listas de Verificação

Existe uma infinidade de tipos de listas de verificação. Mostraremos algumas delas. Lista de verificação para distribuição do processo de produção

Este tipo de lista é utilizado para estudar a distribuição de valores contínuos, característicos de alguns tipos de processo.

Neste caso, normalmente são usados histogramas. Porém, ao fazer um histograma é duplamente trabalhoso coletar uma grande quantidade de dados e, em seguida, fazer um gráfico mostrando a distribuição de frequências. Um modo mais simples é classificar os dados no momento em que são coletados.

No exemplo abaixo, podemos acompanhar a variação nas dimensões de certo tipo de peça cuja especificação de fabricação é 8.300 ± 0,005. Cada vez que uma medição é feita, um x é colocado no local apropriado, de forma a ter-se o histograma pronto quando as medições são completadas.

Figura 2 – Listas de verificação para distribuição do processo de produção

Lista de verificação para item defeituoso

Este tipo de lista de verificação permite listar quantidades de defeito para cada item inspecionado, mostrando quais tipos de defeitos são frequentes e quais não são, possibilitando uma estratificação dos dados para auxiliar nas ações corretivas.

Considerações ao desenvolver e utilizar este tipo de formulário:

§     A contagem de defeitos pode não ser necessariamente igual ao número de unidades rejeitadas (isto é, mais de um defeito por unidade);

§     A contagem de defeitos pode não refletir as mudanças ao longo do tempo;

§     Definições operacionais podem ser necessárias para certos defeitos;

§     Estas considerações podem ser gerenciadas através de um planejamento cuidadoso do formulário de coleta de dados;

§     O formulário de tipos de defeito precede a construção de um gráfico de Pareto.

Figura 3 - Listas de verificação para itens defeituosos

Folha de Verificação de Localização de Dados

A folha de verificação de localização de dados permite a identificação e o registro da localização física das não conformidades, defeitos, acidentes ou outros tipos de observação, tendo um poderoso papel na solução deste tipo de problema. Geralmente possui um tipo de croqui ou uma vista ampliada em que são feitas marcas de modo a permitir a observação da distribuição da ocorrência do defeito, sendo indispensável no diagnóstico do processo.

Figura 4 – Lista de verificação para Localização de Dados – Não conformidades em chapa de vidro de 36 m².

Figura 5 – Lista de verificação para Localização de Defeitos – Localização de bolha em peça fundida.

Formulários de registro

Quando os valores a serem registrados não são conhecidos antes da atividade da coleta de dados devemos usar os formulários de registro, devendo-se escrever a informação e não apenas “checá-la”.

Muitos formulários de registro usados em negócios se enquadram na situação acima. Dois tipos básicos comumente usados de maneira a melhorar a qualidade são o formulário de coleta de dados de variáveis e o gráfico de controle que será explanado posteriormente.

Figura 6 – Formulário de Registro

A lista de verificação de qualidade é mais conhecida pelo seu termo em inglês, Checklist. Ela identifica o que pode ser controlado e define os itens que devem ser verificados.

Uma boa prática é manter um padrão, e escrever todos os itens em uma única forma, ou na forma de questões ou no particípio.

Por exemplo:

O plano de projeto foi concluído e aprovado?

Plano de projeto concluído e aprovado

Uma lista de verificação é uma ferramenta estruturada, geralmente específica do componente, usada para verificar se foi executado um conjunto de etapas necessárias. As listas de verificação podem ser simples ou complexas. Geralmente, são redigidas com o verbo no imperativo (“Faça isto!”) ou na forma de perguntas (“Você fez isto?”). 

Muitas organizações possuem listas de verificação padronizadas disponíveis para garantir a consistência em tarefas realizadas com frequência. Em algumas áreas de aplicação, as listas de verificação também estão disponíveis a partir de associações profissionais ou prestadores de serviços comerciais. As listas de verificação da qualidade são usadas no processo de controle da qualidade.